membangun informasi institusi, untuk meningkatkan kualitas institusi
Sengaja saya menulis tentang membangun informasi institusi dengan melihat kondisi disekeliling saya, baik tempat saya bekerja maupun institusi disekitarnya, karena berdasarkan pengalaman baik kegiatan, produk, maupun keunggulan institusi tidak terpublikasi dengan baik, bahkan sampai staf pun tidak tahu produk,keunggulan maupun kegiatan yang terjadi di intitusi dia bekerja, anehkan, itu karena memang staffnya yang gak mau tahu atau pimpinan yang hanya mau bekerja dengan beberapa staff saja?. lalu, bagaimana kita akan meningkatkan kualitas institusi kalau informasi intitusi saja tidak terpublikasikan dengan baik?
Dengan tidak jelasnya informasi institusi ini dan juga kurangnya pengetahuan tentang peta sistem informasi di institusi membuat seorang eksekutif kebingungan akan langkah / pola yang perlu di ambil.
Melihat hal tersebut sebuah institusi haruslah memiliki dan membangun sistem informasi untuk bisa meningkatkan kualitas institusinya. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengembangkan informasi sisitem di institusi adalah sebagai berikut:
- Infrastuktur TI, yang menyangkut koneksi baik LAN, WAN maupun internet, bukan hanya seperangkat PC saja tapi juga harus mampu untuk bisa bertukar informasi.
- Regulasi yang jelas tentang manajeman informasi di institusi tersebut sangat lah penting, bagaimana informasi terdistribusi sangatlah penting dalam meningkatkan kualitas institusi tersebut. Faktor inilah yang kurang dari beberapa institusi yang saya temui. padahal itu amat sangat penting.
- Sistem informasi untuk mengeffisienkan bisnis proses, yang ini bisa berupa database, prosedur berbentuk sistem informasi management (MIS), enterprise resource planning (ERP), Jika kita mulai meng-online-kan sistem perusahaan ke Internet sebaiknya diyakinkan bahwa sistem back-office yang berjalan dibelakang layar sudah bisa berjalan dengan baik dan harus dipikir juga.
- Tingkat penguasaan pengetahuan dan manajemen pengetahuan internal institusi tersebut. Percepatan proses pengkoleksian, pengarsipan, pendistribusian, multiplikasi pengetahuan yang tercatat secara elektronik akan menjadi kunci utamanya.
- Yang terakhir dan paling penting adalah faktor manusia, sering kali kita melihat manusia sebagai salah satu komponen pengeluaran (cost) dari sistem. Dalam era informasi, faktor manusia menjadi sangat faktor yang sangat dominan sekali jika kita ingin menjadi pemimpin / leader. Pengetahuan (knowledge asset) yang terpatri di dalam human capital menjadi kunci keberhasilannya untuk menjadi pemimpn (leader); jadi bukan sekedar effisiensi proses bisnis semata.
Jika faktor-faktor tersebut kita terapkan didalam sebuah institusi, saya yakin antara pimpinan, staff, alur kerja, distribusi tugas, distribusi informasi akan berjalan sinergi dan otomatis kualitas dari institusi tersebut akan meningkat, sekarang giliran kita ini yang peduli terhadap pengembangan kualitas institusi mari kita maksimalkan kualitas institusi kita dari dalam mulai yang paling mudah dulu, bagaimana mendistribusikan informasi institusi ke semua staff secara efisien? bisa menggunakan email, web atau aplikasi online yang ada.